- 22 décembre 2022
- Envoyé par : ilayda
- Catégorie: PME
Un projet sans budget est comme une voiture sans carburant. Le budget est essentiel afin de faire démarrer le projet et de tout mettre en marche. Maîtriser le budget de votre projet peut être un défi, surtout que de nombreux facteurs vont contribuer à son dépassement. Comprendre la nécessité de prévoir une marge d’imprévus et élaborer un plan d’urgence en amont, peut réduire la probabilité de dépassement du budget.
La budgétisation d’un projet revêt une importance particulière pour les petites entreprises. Parmi les principales raisons de leur échec figurent les problèmes de tarification et de coûts, la perte de motivation et le manque de liquidités. Ces problèmes peuvent être évités en établissant un budget réaliste.
Tout d’abord, comprendre ce qu’est un budget de projet.
Qu’est-ce qu’un budget de projet ?
Le budget d’un projet est le coût combiné de toutes les activités, tâches et étapes nécessaires, approuvées par toutes les parties concernées, pour la réalisation de ce projet. En résumé : c’est le montant total dont vous aurez besoin pour concrétiser le projet.
Pourquoi avez-vous besoin d’un budget de projet ?
Il y a trois raisons principales pour lesquelles vous avez besoin d’un budget pour un projet.
Premièrement, il s’agit d’un élément essentiel pour obtenir le financement d’un projet. Les chiffres permettront aux personnes concernées de savoir exactement quelle somme d’argent est nécessaire pour boucler le projet et le moment où cet argent est nécessaire.
Deuxièmement, un budget bien planifié est la base même de la maîtrise des coûts du projet. Disposer d’une estimation budgétaire finale vous permet de mesurer le coût réel du projet par rapport au budget approuvé et de voir combien de dépenses vous avez déjà consommées. Cela vous permettra de comprendre comment le projet progresse et si des changements doivent être apportés au plan.
Troisièmement, le budget d’un projet peut avoir un impact direct sur la viabilité financière de l’entreprise. Lorsqu’il est calculé de manière réaliste et dans le respect des contraintes financières, le budget d’un projet permet d’augmenter la marge bénéficiaire et d’améliorer la réussite globale du projet.
5 étapes à suivre afin d’établir un budget de projet
1. Déterminer la portée du projet
Avant de pouvoir connaître les coûts liés à votre projet, vous devez d’abord être au clair sur sa portée, les délais et les résultats attendus. Par exemple, si un projet important doit être réalisé dans un délai court, vous aurez probablement besoin d’une aide en ressources humaines. Par conséquent, une planification bien détaillée du projet est une condition préalable à la budgétisation dans la gestion de projet.
2. Définir les ressources nécessaires
Après avoir bien identifié ce qu’implique le projet, vous pouvez commencer à rassembler les éléments du budget. Il s’agit de déterminer les ressources nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble.
- Votre projet nécessite-t-il des effectifs supplémentaires ? Si oui, combien et pour combien de temps ?
- Quel matériel est nécessaire pour votre projet ? Inscrivez-le dans les postes de votre budget.
- La nature de votre projet peut impliquer des coûts de commercialisation et de marketing. Par exemple, lors du lancement d’un nouveau produit, un budget publicitaire est indispensable. Certains projets n’impliquent pas de coûts de commercialisation ou de marketing, mais si c’est le cas, assurez-vous de prendre en compte ce type de dépenses.
- Lorsqu’un projet est lancé, on introduit généralement une dose de maîtrise des évolutions structurelles. Les changements nécessitent un apprentissage. Plus le changement est important, plus l’investissement dans la formation est important.
- Une autre série de questions relatives aux coûts du projet dépend des besoins spécifiques de celui-ci. Si vous devez vous déplacer, les frais de déplacement doivent être inclus dans le budget. Si des entreprises sous-traitantes sont engagées, leurs honoraires doivent être comptabilisés.
- Dressez une liste de toutes les personnes et de tous les éléments dont vous aurez besoin pour réaliser le projet dans les délais. Alignez les ressources nécessaires au projet avec celles dont vous disposez déjà. S’il y a un écart, il représente l’ampleur des dépenses supplémentaires nécessaires. À partir de là, vous pouvez déterminer le budget en question.
3. Allouer les montants
Maintenant que vous connaissez les besoins en ressources pour un projet, il est temps de répartir les montants. Passez en revue la liste des sources de financement et commencez à estimer les coûts de chacune d’entre elles. Faites des recherches en ligne ou parlez aux membres de l’équipe qui ont une connaissance approfondie des différents éléments et coûts associés au projet.
Pour certaines sources de financement, il est nécessaire de prendre en compte les coûts. C’est particulièrement vrai dans la gestion du personnel, où les salaires des employés varient d’une personne à l’autre et où le temps est un facteur.
Il est donc utile de faire une estimation des coûts de personnel sur la durée du projet en utilisant un salaire moyen ou les normes de référence du secteur pour les postes concernés. Ce peut être fait grâce à un logiciel de gestion de projet ou sur une feuille de calcul.
4. Établir votre budget
Une fois que vous aurez dressé la liste des ressources nécessaires au projet et que vous leur aurez attribué des valeurs, vous disposerez alors d’estimations. N’oubliez pas d’inclure une marge pour imprévus dans votre budget.
Ensuite, rassemblez ces estimations dans votre logiciel de gestion de projet ou tout autre outil que votre entreprise utilise à cette fin. Si vous utilisez une feuille de calcul ou un autre outil libre, il est utile de regrouper tous les postes reliés entre eux.
Au fur et à mesure que vous élaborez votre budget, notez toutes les hypothèses qui ont été prises en compte dans les chiffres. C’est important car une fois le projet en cours, certaines hypothèses peuvent se vérifier et d’autres non, ce qui fait que les dépenses réelles du projet s’écartent du budget.En relevant les hypothèses avérées, vous comprendrez pourquoi le budget ne reflète pas la réalité.
Enfin, examinez le budget avec les autres responsables du projet pour obtenir leur avis.
5. Validation et mise en œuvre
Une fois le budget approuvé, il incombe au chef de projet d’en assurer le suivi. Il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour assurer le suivi des coûts. Vous pouvez vérifier et réviser le budget au moins une fois par semaine pour détecter tout besoin de mise à jour de vos estimations.
La budgétisation du projet est un élément clé du cycle de vie de tout projet. Bien sûr, vous ne pouvez pas être sûr à 100% de l’estimation finale du coût d’un projet. Cependant, vous avez une chance indéniable de réussir votre projet si vous parvenez à une estimation budgétaire la plus proche possible grâce au processus décrit ci-dessus.
