5 astuces pour améliorer la communication sur le lieu de travail

Vous avez entendu cela des milliers de fois, vous l’entendrez encore une fois. La communication est la clé. En affaires, votre communication est déterminante pour la réussite ou la perte de marchés et de relations importantes. Alors, comment améliorer votre communication afin d’avoir une relation efficace avec vos clients, associés et employés ?

Découvrez comment améliorer votre communication sur le lieu de travail. La première est tout à fait évidente, 

1. Pratiquer l’écoute

Vous pensez peut-être que vous écoutez toujours votre collègue, votre employé, votre patron ou votre client, mais les écoutez-vous activement ? Laissez-nous vous donner un exemple, si vous prenez le temps de dessiner pendant une réunion, de rédiger des e-mails pendant un appel Zoom ou d’interrompre votre réunion avec vos propres idées ou solutions, ou encore de s’opposer rapidement ce qui est dit, là, vous n’écoutez pas activement. Par ailleurs, si vous travaillez à distance, il peut être encore plus difficile d’écouter si vous avez des sources de distractions.

Alors, comment pouvez-vous être un écouteur actif ? Découvrons comment devenir un écouteur actif. 

• Éviter les distractions

Vous pouvez prendre des notes, mais évitez d’envoyer des e-mails, de faire une autre tâche au même moment, ou d’envoyer un message à quelqu’un d’autre, même s’il s’agit de travail. Vous pourriez vouloir porter votre attention à la personne avec qui vous parlez à ce moment précis. 

• Ne pas réfléchir à ce que vous allez dire ensuite. 

Vous pouvez rapidement être accaparé par ces pensées et passer à côté de ce que l’autre personne est en train de dire. Aussi, nous avons une petite astuce pour éviter cela, répétez ce qu’ils disent dans votre tête, c’est une bonne tactique pour écouter activement.

• Poser des questions

Une fois que la personne a fini de parler, posez des questions pour clarifier les points sur lesquels vous avez des doutes. Ne vous éloignez pas des conversations, demandez si vous avez quelque chose en tête en rapport avec le sujet. De même, avant de poser des questions, gardez vos jugements et vos opinions à l’esprit. Évitez de tirer des conclusions hâtives, et laissez plutôt la personne partager tout ce qu’elle a à dire. Parfois, nous tirons trop rapidement des conclusions, nous pouvons être agressifs sur le sujet, mais cela affecte directement votre relation avec votre interlocuteur, qu’il s’agisse de votre employé, de votre collègue ou de votre client.

2. Rédiger des e-mails plus efficaces

La communication par e-mail est devenue l’une des communications professionnelles les plus importantes dans toutes les entreprises. Chaque jour, des millions d’e-mails sont envoyés par les entreprises à leurs clients, par les employés à leurs supérieurs et par les collègues entre eux. En rédigeant un e-mail, il est essentiel d’éviter les malentendus. Comme il ne s’agit pas d’une communication en face à face,il peut y avoir des erreurs dans la rédaction d’un message clair et précis. Surtout qu’il doit être bien rédigé dans un langage professionnel.. Vous construisez une relation avec vos emailings. 

3. Organiser des réunions efficaces

Tout d’abord, de nombreux dirigeants ou employés peuvent se méprendre sur l’amélioration de la communication sur leur lieu de travail. Vous n’avez pas besoin d’organiser de plus en plus de réunions pour communiquer avec vos employés ou vos collègues. Si vous commencez à ajouter des réunions au calendrier tous les deux jours, vous aurez probablement beaucoup d’employés qui grogneront. L’astuce consiste à organiser des réunions efficaces au lieu de multiplier les réunions sur l’agenda.

Voici quelques trucs :

• Déterminez quelles réunions sont nécessaires, et lesquelles seraient mieux traitées sous forme d’e-mails. 
• Déterminez les personnes qui doivent participer à cette réunion, si elles ne sont nécessaires que pour une petite partie de la réunion, vous pouvez leur envoyer des e-mails au lieu de prendre leur temps. Perdre du temps dans des réunions improductives laisse aux employés moins de temps et d’énergie pour accomplir leurs tâches essentielles.
• Définissez des objectifs pour chaque réunion  
• Terminez par des plans d’actions, avec des responsables et des délais clairs.

Faites un suivi avec l’équipe après la réunion. Envoyez un compte-rendu de la réunion, et terminez par les actions attendues de l’équipe.

4. Demander un feedback

Solliciter activement un retour constructif est l’un des meilleurs moyens d’améliorer la communication sur le lieu de travail. Vous cherchez un moyen aisé de le faire ? Après chaque réunion one 2 one que vous avez, demandez à l’autre s’il a des feedbacks à donner.

Certains peuvent être positifs, tandis que d’autres peuvent être plus constructifs. Cependant, recevoir ces commentaires est une opportunité de croissance – et d’étirement des muscles de la communication. Et n’oubliez jamais que votre langage corporel, la façon dont vous choisissez vos mots sont essentiels pour communiquer. Donner des feedbacks avec une communication améliorée fera la différence.

5. Expliquer le pourquoi

Il s’agit d’un point essentiel. Ce point influence considérablement la productivité. Lorsque vous demandez à un employé de commencer une nouvelle tâche ou de changer son rôle dans l’équipe, expliquez-lui toujours pourquoi vous lui demandez d’accomplir cette tâche ou de changer de rôle. 

Sans explication, il peut craindre que ses performances soient médiocres et qu’il ait des ennuis, alors qu’en réalité vous voulez simplement appliquer les chiffres à une nouvelle initiative de l’entreprise sur laquelle vous travaillez. 

Quelles que soient la tâche et la raison, expliquez pourquoi vous demandez certaines choses. Cela peut contribuer à éviter les malentendus et les erreurs de communication au sein de l’équipe. Assurez-vous également que votre équipe et l’ensemble de votre entreprise comprennent pourquoi ils font ce qu’ils accomplissent.

Bonus Astuce ! 

Apprendre le DISC de vos employés

Saviez-vous que vous pouvez utiliser le  DISC (grille de lecture des comportements humains) sur votre lieu de travail pour communiquer de la manière la plus efficace possible avec vos collègues, vos employés… ?

• L’utilisation du DISC facilite la communication, améliore la compréhension entre les managers et les employés, et favorise les bonnes relations de travail entre collègues. De nombreuses entreprises utilisent les profils de personnalité pour les nouvelles recrues afin d’évaluer comment elles s’intégreront à l’équipe. 
• Le profil DISC informe les utilisateurs de la manière dont les différents styles interagissent entre eux. Cela signifie que vous pouvez utiliser les résultats du test pour constituer des équipes qui travaillent bien ensemble et, tout aussi important, éviter les conflits de personnalité coûteux qui peuvent avoir un impact sur les performances.
•  Associer des employés qui ont des profils complémentaires sur des projets peut améliorer la production et les résultats.  Cela aide les individus à se comprendre, à apprendre des stratégies pour améliorer l’interaction avec les autres et à obtenir une plus grande satisfaction au travail et de meilleurs résultats. 

En conclusion, ne sous-estimez jamais le pouvoir de la communication sur le lieu de travail. En améliorant votre communication avec vos employés, votre équipe, vos collègues ou vos clients, vous améliorerez l’efficacité de votre entreprise.